Tools-ĂbersichtĂber die Tools-Ăbersicht
Zentrale Startseite aller Vereins-Tools â Anmeldung, Sichtbarkeit und Neuigkeiten. Hier meldet man sich einmal an, danach sind alle Werkzeuge offen, fĂŒr die das eigene Konto freigeschaltet ist. Die Kacheln lassen sich als Liste anzeigen und selbst anordnen; die Reihenfolge hĂ€ngt am Konto, nicht am Browser. Dazu: die Flotte als App auf dem Startbildschirm ablegen, Benachrichtigungen aufs Handy je Anlass einzeln schalten, eigene ToDos, die Kachel âUnterschriften anfordernâ und das Konto-Foto, das im Kadermanager und in der Besprechung erscheint.
Funktionen
Datenschutz
Diese Ăbersicht und die von hier verlinkten Werkzeuge gehören zu den internen Anwendungen des 1. SC 1911 Heiligenstadt e.V. Die dort erfassten Daten werden ausschlieĂlich fĂŒr die Vereinsarbeit verwendet. Die meisten Werkzeuge speichern im Datenspeicher (Nextcloud) bei Hetzner in der EU, einzelne wie die Vereinsverwaltung in einer Datenbank bei Cloudflare; die Anfragen laufen ĂŒber Cloudflare. Betrieben wird das fĂŒr den Verein von Clubdach (Michel Brunner, Heilbad Heiligenstadt) als Auftragsverarbeiter; mit Clubdach besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die genannten Dienste setzt Clubdach als Unterauftragsverarbeiter ein. ZusĂ€tzlich legt Clubdach einmal am Tag eine Sicherungskopie der im Datenspeicher (Nextcloud) gespeicherten Werkzeug-Daten in einem Speicher bei Cloudflare in der EU ab; jede Kopie wird nach 30 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten können deshalb noch bis zu 30 Tage in diesen Kopien stehen, auch ĂŒber die Löschfristen der einzelnen Werkzeuge hinaus. Nicht in diesen Kopien sind die Meldungen und SchulungsstĂ€nde aus âKinder- und Jugendschutzâ und die Dateifreigabe. Ăber Cloudflare ist eine Ăbermittlung in LĂ€nder auĂerhalb der EU nicht ausgeschlossen. Einige Werkzeuge nutzen weitere Dienste â Einzelheiten stehen im Datenschutz-Hinweis des jeweiligen Werkzeugs.
Verantwortlich ist der 1. SC 1911 Heiligenstadt e.V., Leineberg 2, 37308 Heilbad Heiligenstadt, Telefon 03606 612206, info@sc1911-heiligenstadt.de. Auskunft, Berichtigung, Löschung, EinschrĂ€nkung der Verarbeitung, DatenĂŒbertragbarkeit und Widerspruch lassen sich unter dieser Anschrift geltend machen. Beschwerden nimmt der ThĂŒringer Landesbeauftragte fĂŒr den Datenschutz und die Informationsfreiheit entgegen.
Benachrichtigungen auf dem GerÀt
Wer im Tab âMein Kontoâ Benachrichtigungen einschaltet, meldet damit sein GerĂ€t beim Zustelldienst seines Browser-Herstellers an â auf dem iPhone bei Apple, auf Android und in Chrome bei Google. Dabei entsteht eine GerĂ€teadresse, die der Verein speichert, um Nachrichten dorthin schicken zu können; Apple beziehungsweise Google erfahren, dass an dieses GerĂ€t etwas zugestellt wird. Den Inhalt der Nachricht können sie nicht lesen â er wird auf dem Vereinsserver verschlĂŒsselt und erst auf dem GerĂ€t wieder entschlĂŒsselt. Die Mitteilung selbst ist kurz: Werkzeuge nennen darin den Anlass (etwa im Kadermanager Mannschaft, Termin und Ort), und bei Nachrichten, die jemand selbst schreibt â Neuigkeit, Nachricht an alle Handys, Antwort auf Feedback â, stehen Ăberschrift und Text darin. Auf dem Sperrbildschirm kann sie lesen, wer das GerĂ€t in der Hand hat. Das Abmelden ist jederzeit an derselben Stelle möglich und löscht die GerĂ€teadresse.
AktivitÀtspunkte
FĂŒr Konten des Vereinspersonals (nicht fĂŒr Spielerkonten) hĂ€lt der Verein fest, wann welches Werkzeug benutzt wurde â Zeitpunkt auf fĂŒnf Minuten genau, das betroffene Werkzeug und die Art des Vorgangs, nicht dessen Inhalt. Daraus entsteht ein Punktestand, den auĂer dir nur die Administratoren der Tools-Ăbersicht sehen; ihnen wird dabei auch angezeigt, wer welches Werkzeug wie oft benutzt hat. Eine fĂŒr alle sichtbare Rangliste gibt es nicht. Zweck ist, die Arbeit mit den Vereins-Tools zu wĂŒrdigen und zu erkennen, welche Werkzeuge gebraucht werden. Grundlage ist das berechtigte Interesse des Vereins. Die Einzelaufzeichnungen werden nach 13 Monaten gelöscht und nur noch als Monatssumme fortgefĂŒhrt. Im Tab âMein Kontoâ lĂ€sst sich einsehen, was gespeichert ist, und die Erfassung mit dem Schalter Nicht mitzĂ€hlen jederzeit beenden â die bis dahin gespeicherten Aufzeichnungen werden dabei gelöscht.
Ideen
Wer im Tab âđĄ Ideenâ eine Idee einreicht, dessen Name steht fĂŒr alle angemeldeten Mitarbeiter dabei, zusammen mit dem geschriebenen Text und dem Datum. Wird beim Einreichen Anonym angekreuzt, wird der Name den anderen nicht angezeigt â gespeichert wird er trotzdem und die Administratoren der Tools-Ăbersicht sehen ihn, damit RĂŒckfragen möglich bleiben und niemand unter fremdem Namen schreiben kann. Bei der Zustimmung (âDaumen hochâ) ist es umgekehrt: gespeichert wird, wer zugestimmt hat, angezeigt wird aber nur die Anzahl â auch den Administratoren. Zweck ist es, Anregungen fĂŒr die Vereinsarbeit zu sammeln; Grundlage ist das berechtigte Interesse des Vereins. Eine eigene Idee lĂ€sst sich selbst löschen, solange noch nicht an ihr gearbeitet wird; danach und fĂŒr die Zustimmung genĂŒgt eine Nachricht an die oben genannte Anschrift.
Gemerkte Unterschrift
Beim Unterschreiben lĂ€sst sich die eigene Unterschrift mit âDiese Unterschrift merkenâ hinterlegen. Das ist freiwillig. Gespeichert wird sie als Bild in der Vereins-Nextcloud, im Ordner signaturen unter dem eigenen Nutzernamen. Abrufen und einsetzen kann sie ĂŒber die Werkzeuge nur das eigene Konto â auch kein Administrator der Tools-Ăbersicht; eingesetzt wird sie nie von selbst, sondern nur mit einem Klick auf âGemerkte Unterschrift einsetzenâ. Sie bleibt gespeichert, bis sie mit âGemerkte löschenâ entfernt oder das Konto gelöscht wird.
Unterschriften anfordern
Wer ein PDF zum Unterschreiben anfordert, legt es in der Vereins-Nextcloud ab. Gespeichert werden Absender, EmpfĂ€nger, Titel, Frist, ob und wann unterschrieben oder mit welcher BegrĂŒndung abgelehnt wurde, ob der Vereinsstempel dazugesetzt wurde, und die unterschriebene Fassung mit der gezeichneten Unterschrift. Sehen können den Vorgang nur Absender und EmpfĂ€nger â und die Administratoren der Tools-Ăbersicht, damit ein Vertrag auch dann erreichbar bleibt, wenn das Konto des Absenders gelöscht ist. Der EmpfĂ€nger bekommt eine Benachrichtigung aufs GerĂ€t (wenn eingeschaltet) und â wenn der Absender es ankreuzt und eine Adresse hinterlegt ist â eine E-Mail mit Titel, Frist und Absender; die E-Mail geht ĂŒber unseren Mailversender Brevo, eine Ăbermittlung in LĂ€nder auĂerhalb der EU ist dabei nicht ausgeschlossen. Gelöscht wird der Vorgang samt Dateien, wenn der Absender ihn löscht; eine automatische Löschfrist gibt es nicht. Hochgeladene PDFs, die zu keinem Vorgang gehören (etwa weil das Unterschreiben abbrach), werden nach einem Tag automatisch gelöscht.
Wenn ein Konto gelöscht wird
Nach dem Löschen bleibt nur vermerkt, dass der Anmeldename vergeben war (mit dem Löschdatum), damit ihn niemand anderes bekommt â der Name selbst steht dabei nur als unlesbare PrĂŒfsumme in der Liste. Eigene ToDos und private Notizen in den Vereinsaufgaben werden mit gelöscht, ebenso GerĂ€te-Benachrichtigungen, AktivitĂ€tspunkte und in der Dateifreigabe die eigenen Abrufe und EmpfĂ€nger-EintrĂ€ge, auĂerdem in der Spieltagscrew die Einteilung auf kommenden Posten und im FuĂballcamp die Einteilung auf Aufgaben noch nicht abgeschlossener Camps. Einteilungen vergangener Spieltage und abgeschlossener Camps bleiben als Nachweis. Was mit anderen geteilt wurde â Dokumente, zugewiesene Aufgaben, Nachrichten â, bleibt bei diesen, bis sie es löschen oder die jeweilige Frist ablĂ€uft.
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